USEIN KYSYTYT KYSYMYKSET

Majoitusvaraukset

Voinko varata majoituksen itse suoraan hotellista?

• Kokouspiste Oy on tehnyt ryhmävaraukset ja neuvotellut tätä tapahtumaa koskevat majoitushinnat Jyväskylässä sijaitseviin hotelleihin. Jos hotellissa on saatavuutta, voit tehdä majoitusvarauksen itsekin ja maksaa majoituksesi suoraan hotelliin. Tässä tapauksessa vastaat itse kaikista varaustasi koskevista asioista hotellin omien toimitusehtojen mukaisesti.

Voinko maksaa huonevarauksen suoraan hotelliin?

• Kokouspisteen majoituksille neuvottelemat ryhmähinnat ovat voimassa ainoastaan Kokouspisteen kautta tehdyissä ja maksetuissa majoitusvarauksissa.

Haluan muuttaa huonevaraustani. Voinko tehdä muutoksia varaukseeni ilmoittamalla suoraan hotelliin?

• Et voi. Hotellit eivät voi tehdä muutoksia tai peruutuksia Kokouspisteen kautta tehtyihin huonevarauksiin. Kaikki muutokset ja peruutukset tulee tehdä Kokouspisteeseen, joka hallinnoi keskitetysti tämän tapahtuman majoitusvarauksia.

Olen varannut ja maksanut majoituksen ilmoittautuessani osallistujaksi Varhaiskasvatuksen opettajapäiville. Olin yhteydessä hotelliin ja huonevarausta ei löytynyt nimelläni. Onko varaukseni voimassa?

• Kokouspiste Oy hallinnoi ryhmävarauksia ja toimittaa nimilistat majoittujista hotelliin noin kahta viikkoa ennen tapahtumaa. Majoittujien nimet kirjataan hotellin järjestelmään vasta tämän jälkeen. Huonevaraus löytyy nimelläsi saapuessasi hotelliin. Kaikki huonevaraustasi koskevat asiat hoidetaan keskitetysti Kokouspisteen kautta.

Voinko lisätä pysäköinti- tai minibaarilaskuja huonelaskuun?

• Et voi. Kaikki hotellissa paikan päällä tehdyt lisäpalveluostot on maksettava suoraan hotelliin.

Varasin majoituksen muun ilmoittautumiseni yhteydessä ja ilmoitin varauksessa huonekaverini nimen. Tarvitseeko kaverini tehdä omaa huonevarausta?

• Ilmoittautumislomakkeella varattavissa olevan kahden hengen huoneen hinta on ilmoitettu per henkilö. Varatessasi majoituksen kahden hengen huoneesta, maksat vain oman osuutesi huoneen kokonaishinnasta. Huonekaveriksi tulevan täytyy tehdä oma huonevaraus ja maksaa oma osuutensa huonehinnasta. Mikäli huonetoverisi ei enää pysty valitsemaan ilmoittautumisessa samaa hotellia ja huoneluokkaa, jättäkää majoitusosuus tyhjäksi ja olkaa yhteydessä Kokouspisteeseen. Viimeisiä huonepaikkoja myytäessä muutokset ilmoittautumiseen tehdään manuaalisesti.

Muutokset ilmoittautumiseen

Olen ilmoittautunut päiville ja maksanut osallistumismaksun. Minulle on tullut este, enkä pääse osallistumaan. Mitä teen?

• Ilmoita esteestä välittömästi Kokouspisteeseen ([email protected]). Perumme osallistumisesi. Jos sinulla on kollega, joka haluaisi osallistua tilallesi, voit nimetä hänet osallistumaan tilallesi. Peruutustapauksissa palautamme maksetut maksut hotellien ja Varhaiskasvatuksen Opettajien Liiton asettamien toimitusehtojen mukaan. Maksupalautustapauksissa perimme toimistopalkkion 35,00 €, joka vähennetään palautettavasta summasta.

Toimitusehdot tapahtumassa

• Mikäli osallistuminen perutaan kirjallisesti viimeistään 30 päivää ennen tilaisuutta, osallistumismaksu palautetaan vähennettynä toimistokuluilla 35 € (sis.alv). Tämän jälkeen tehdyistä peruutuksista osallistumismaksua ei palauteta, ei myöskään peruuttamatta jääneistä osallistumisista. Maksetun osallistumisen voi osoittaa toiselle henkilölle, jos on itse estynyt saapumaan päiville.

  Majoitusvarausten osalta noudetaan hotellien ryhmäperuutusehtoja, joiden puitteissa huoneiden peruutuksista voidaan korvata jo maksettuja kuluja. Yksittäiset viime hetken peruutukset majoitusvarauksissa käsitellään tapauskohtaisesti. Mikäli peruutus tehdään kahden hengen huoneen toisesta petipaikasta, on peruuttaja velvollinen korvaamaan huoneluokan muutoksesta syntyvän kulun, ellei muuta kirjallisesti sovita.

Haluan tehdä muutoksia tai lisäyksiä ilmoittautumiseeni. Mitä teen?

• Olet saanut ilmoittautumisesi yhteydessä vahvistuskirjeen sähköpostilla. Kirjeen alareunassa on otsikolla ”Muokkaa tietojasi” linkki, josta pääset palaamaan takaisin omalle ilmoittautumislomakkeellesi. Voit muuttaa ja perua maksuttomia tietoja vapaasti ja lisätä lomakkeelle maksullisia valintoja. Muista tallentaa muutokset hyväksymällä valinnat viemällä ilmoittautuminen loppuun asti uudelleen myös maksuvalikon läpi. Maksuvalikko huomioi aiemmin tekemäsi maksut, eikä veloita niitä uudelleen.

Ruokailut

Voiko illallisen ostaa paikan päällä?

• Et voi. Aalto-salin ravintola toimii tilausperiaatteella. Ravintoloiden keittiöt varautuvat kahta viikkoa etukäteen ilmoitettuun ruokailijoiden määrään ja tekevät raaka-ainetilauksensa tämän mukaan. Tästä syystä etukäteen tilattavia ravintolapalveluja ei voi lisätä enää paikan päällä tapahtumassa.